การจัดการประชุมองค์กรวิชาชีพภายในประเทศ
Domestic Conventions

ประเทศไทยมีความพร้อมทั้งสถานที่จัดประชุมและงานแสดงสินค้าที่มีมาตรฐานสากล สามารถรองรับการจัด งานได้หลากหลายรูปแบบ โรงแรมมีคุณภาพ มีบริการที่ดีในราคาคุ้มค่า มีบุคลากรที่เป็นมืออาชีพที่สามารถ รองรับความต้องการได้เป็นอย่างดี รวมทั้งมีสถานที่ท่องเที่ยวสวยงามมากมาย ซึ่งถ้าเราทุกคนร่วมกันจัดงาน ประชุมเชิงวิชาชีพ เท่ากับเป็นการช่วยชาติให้เงินทองหมุนเวียนสร้างรายได้ให้กับสังคมและชุมชนทั่วประเทศ
หลักเกณฑ์การให้การสนับสนุนการจัดงานประชุมวิชาการภายในประเทศ
(Domestic Conventions)
1. การสนับสนุน
ช่วงเวลาการขอรับการสนับสนุน : เดือนตุลาคม 2563 ถึง เดือนกันยายน 2566
2. คุณสมบัติผู้ขอรับการสนับสนุน
หน่วยงานของรัฐหรือเอกชนในประเทศไทยที่มีสิทธิ์ขอรับการสนับสนุนตามระเบียบคณะกรรมการส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ ว่าด้วยการสนับสนุนและส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ
  • 2.1
    หน่วยงานของรัฐที่เป็นนิติบุคคล เช่น กระทรวง ทบวง กรม สถาบันการศึกษา องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น รัฐวิสาหกิจ เป็นต้น และให้รวมถึงหน่วยงานของรัฐที่เป็นนิติบุคคลตามกฎหมายต่างประเทศ หรือกฎหมายอันมีลักษณะพิเศษรับรองความเป็นนิติบุคคลของหน่วยงานของรัฐนั้น ๆ
  • 2.2
    หน่วยงานของเอกชนที่เป็นนิติบุคคล เช่น บริษัท สมาคม มูลนิธิ เป็นต้น และให้รวมถึงหน่วยงานของเอกชนที่เป็นนิติบุคคลตามกฎหมายต่างประเทศ หรือกฎหมายอันมีลักษณะพิเศษรับรองความเป็นนิติบุคคลของหน่วยงานของหรือเอกชนนั้น ๆ
3.เกณฑ์การพิจารณาการให้การสนับสนุน
หน่วยงานของรัฐหรือเอกชนในประเทศไทยที่มีสิทธิ์ขอรับการสนับสนุนตามระเบียบคณะกรรมการส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ ว่าด้วยการสนับสนุนและส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ
  • 3.1
    เกณฑ์ทั่วไป
         3.1.1 ต้องจัดการประชุมวิชาการอย่างน้อย 1 วันเต็ม
         3.1.2 ต้องมีจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ไม่รวมวิทยากร อย่างน้อย 100 คนขึ้นไป
         3.1.3 หากมีผู้เข้าร่วมงานชาวต่างชาติ ต้องมีจำนวนไม่เกิน 50 คน (นับรวมกับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมข้อ 3.1.2)
  • 3.2
    ประเภทงาน
    ก. งานประชุมที่เป็นการพัฒนาภูมิภาคให้มุ่งเน้นความเป็นเลิศ หรือที่มีศักยภาพในการทำให้เมือง หรือประเทศไทยสามารถพัฒนาเป็นศูนย์กลาง (Hub) หรือศูนย์ความเป็นเลิศ (Excellence Center) เฉพาะด้านนั้นๆ
         1. ต้องเป็นการประชุมวิชาการภายในประเทศ
         2. เป็นการประชุมในสาขาวิชา หรือยุทธศาสตร์ที่เกี่ยวข้อง (ทั้งในระดับชาติ กลุ่มจังหวัด ภาค หรือมหาวิทยาลัย) หรืออุตสาหกรรมเป้าหมายตามนโยบายรัฐบาล
    ข. งานประชุมที่พร้อมยกระดับงานประชุมให้มีศักยภาพในการรองรับงานประชุมระดับนานาชาติ (พิจารณาจากจำนวนเครือข่ายระดับภาค ระดับชาติ หรือระดับภูมิภาค ที่เข้าร่วมประชุม และมีบันทึกผลรายงานของปีที่ผ่านมา)
         1. มีแผนขยายเครือข่าย หรือเชื่อมโยงเครือข่ายข้ามภาค และมีเป้าหมายมุ่งสู่งานระดับนานาชาติ
         2. มีการบันทึกสถิติอัตราการเติบโตของผู้เข้าประชุม และเน้นสร้างการเติบโตของผู้เข้าประชุมนานาชาติให้เพิ่มขึ้นปีละ 10% (YOY) อย่างต่อเนื่อง 3 ปี
  • 3.3
    การสนับสนุน
    1. การสนับสนุนที่เป็นงบประมาณสนับสนุน
         1.1. พิจารณาจากจำนวนผู้เข้าร่วม
                - ผู้เข้าร่วมประชุม 100-300 คน ให้การสนับสนุน 50,000 บาท
                - ผู้เข้าร่วมประชุม 301-500 คน ให้การสนับสนุน 100,000 บาท
                - ผู้เข้าร่วมประชุม 501 คนขึ้นไป ให้การสนับสนุน 150,000 บาท
         1.2. การสนับสนุนเพิ่มเติมเพื่อการจัดงานแบบปลอดภัยและยั่งยืน กรณีที่ผู้จัดงานนำแนวปฏิบัติเบื้องต้นสำหรับการจัดงานอย่างยั่งยืน(ดังเอกสารแนบท้าย) อย่างน้อย 3 ข้อ จะได้รับงบประมาณสนับสนุนเพิ่มเติม 20,000 บาท/ งาน
    2. การสนับสนุนที่มิใช่เป็นงบประมาณสนับสนุน เช่น
         2.1 การศึกษาผลกระทบทางเศรษฐกิจและสังคม (Event audit)
         2.2 บริการอำนวยความสะดวกที่สนามบิน (MICE Lane)
         2.3 การประชาสัมพันธ์ในช่องทางของ สสปน. เช่น Thai MICE Connect Event Calendar, Website, และสื่ออื่นๆ
         2.4 ระบบลงทะเบียนด้วยแอพพลิเคชั่น BizConnect
         2.5 การสนับสนุนในรูปแบบอื่นที่เกี่ยงข้องและเหมาะสม เช่น การอำนวยความสะดวกต่างๆ การติดต่อประสานงานกับพื้นที่เจ้าภาพ การเรียนเชิญผู้บริหารมากล่าวต้อนรับ ฯลฯ
  • 3.4
    สิ่งที่ต้องดำเนินการ
    1. ผู้มีสิทธ์ขอรับการสนับสนุนต้องติดต่อขอรับการสนับสนุนล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 60 วันก่อนการวันจัดประชุม
    2. แผนการดำเนินงาน และเอกสารประกอบ
         2.1 งานประชุมที่เน้นความเป็นเลิศ ต้องมีเอกสารที่ประกอบไปด้วย นโยบาย และยุทธศาสตร์ที่เกี่ยวข้อง
         2.2 งานประชุมที่เน้นยกระดับงานประชุม ต้องมีเอกสารที่ประกอบไปด้วย รายชื่อเครือข่าย สมาคมหรือมหาวิทยาลัยที่เกี่ยวข้อง และสถิติจำนวนผู้เข้าร่วมพร้อมอัตราการเติบโตของผู้เข้าประชุมทั้งชาวไทย และชาวต่างชาติ
4.เอกสารประกอบการขอรับการสนับสนุน
  • 4.1
    หนังสือขอรับสนับสนุนตามแบบที่ สสปน. กำหนด พร้อมระบุสิทธิประโยชน์ที่ สสปน. จะได้รับ
  • 4.2
    แบบฟอร์มขอรับการสนับสนุน (RFS Form)
  • 4.3
    รายละเอียดโครงการ กำหนดการจัดงาน และประมาณการค่าใช้จ่าย
  • 4.4
    Check list รูปแบบการจัดงานแบบยั่งยืน
  • 4.5
    หนังสือรับรองบริษัท/หนังสือจัดตั้งหน่วยงาน และใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (แบบ ภ.พ. 20) ของผู้ขอรับการสนับสนุน
5.เอกสารประกอบการเบิกเงินสนับสนุน
  • 5.1
    ใบแจ้งหนี้ (Invoice) หรือหนังสือขอเบิกเงินสนับสนุน
  • 5.2
    สำเนาหนังสือตอบรับสนับสนุน
  • 5.3
    รูปเล่มรายงานผลสำเร็จการจัดงานที่ประกอบไปด้วยภาพถ่ายภายในการประชุมสัมมนา และผลสำรวจความพึงพอใจที่มีต่อการจัดการประชุมสัมมนา
  • 5.4
    หลักฐานสรุปสิทธิประโยชน์ที่ สสปน. ได้รับ
  • 5.5
    สำเนาใบรายชื่อผู้เข้าร่วมงาน หรือรายชื่อผู้เข้าร่วมงานที่จัดทำโดยระบบลงทะเบียนออนไลน์ (รับรองสำเนาถูกต้อง)
6.เงื่อนไขและข้อกำหนด
  • 6.1
    หากมีการเปลี่ยนแปลงการจัดงาน เลื่อนวันจัดงาน หรือเปลี่ยนสถานที่จัดงาน หลังจากที่ สสปน. ได้ทำหนังสือตอบรับไปแล้ว ให้ผู้ขอรับการสนับสนุนรีบดำเนินการส่งหนังสือแจ้งแก่ สสปน. รับทราบอย่างเป็นทางการโดยเร็วที่สุดก่อนวันจัดงาน
  • 6.2
    การเบิกเงินสนับสนุนต้องดำเนินการภายใน 60 วันทำการ หลังจากเสร็จสิ้นการจัดงาน หากพ้นกำหนด ถือว่าสละสิทธิ์การขอรับเงินสนับสนุน (หากมีเหตุสุดวิสัยให้ทำเป็นหนังสือแจ้งให้ สสปน. รับทราบก่อนถึงระยะเวลา 60 วัน) โดยผู้ขอรับการสนับสนุนจะต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขของการขอรับเงินสนับสนุนตามที่ระบุไว้ในหนังสือตอบรับการสนับสนุนของ สสปน. อย่างครบถ้วน
7.ข้อสงวนสิทธิ์
  • 7.1
    การสนับสนุนในรูปแบบงบประมาณจะเบิกจ่ายให้แก่ผู้ขอรับการสนับสนุนเท่านั้น โดยผู้ขอรับการสนับสนุนต้องเป็นผู้รับผิดชอบภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีหัก ณ ที่จ่ายทั้งหมด (ถ้ามี)
  • 7.2
    สสปน. ขอสงวนสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขและข้อกำหนดตามความเหมาะสมโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
  • 7.3
    ขอสงวนสิทธิ์จำกัดการให้การสนับสนุนในแต่ละปีตามงบประมาณที่ได้รับจัดสรร
  • 7.4
    การสนับสนุนอื่นใดที่นอกเหนือจากหลักเกณฑ์ดังกล่าวข้างต้น ให้อยู่ในการพิจารณาของ ผู้อำนวยการ สสปน. เป็นผู้อนุมัติตามระเบียบ สสปน. ว่าด้วยการสนับสนุนและส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ
  • 7.5
    ในกรณีที่ สสปน. มีความประสงค์จะเก็บข้อมูลสถิตินักเดินทางในประเทศ หรือ Satisfaction Survey ผู้ขอรับสนับสนุนจะต้องอำนวยความสะดวกให้ทีมงานในการจัดเก็บข้อมูล
หมายเหตุ :
    • *** MICE Lane Service คือ บริการช่องทางพิเศษสำหรับวิทยากรชาวต่างชาติที่ท่าอากาศยานสุวรรณภูมิ โดยจะต้องติดต่อขอรับบริการล่วงหน้าอย่างน้อย 14 วันก่อนวันเดินทาง
    • ขอสงวนสิทธิ์ในการพิจารณาให้การสนับสนุนแต่ละประเภท ตามความเหมาะสม

เอกสารแนบท้าย
แนวทางปฏิบัติเบื้องต้นสำหรับการจัดงานอย่างยั่งยืน
หัวข้อที่ต้องดำเนินการ
การสื่อสารและประชาสัมพันธ์ก่อนงาน 1 ประชาสัมพันธ์การจัดงานผ่านระบบดิจิตอลและออนไลน์ เช่น Website และระบบลงทะเบียนล่วงหน้าแบบออนไลน์
2 เปิดให้ลงทะเบียนล่วงหน้าแบบออนไลน์
3 ประชาสัมพันธ์ปฏิบัติการจัดงานอย่างยั่งยืน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานได้เตรียมตัวและมีส่วนร่วม
สถานที่จัดงาน 4 เลือกใช้สถานที่จัดงานที่ได้รับการรับรองมาตรฐานด้านการพัฒนาอย่างยั่งยืนด้านสิ่งแวดล้อม ด้านการจัดการพลังงาน หรือมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง เช่น ISO20121, ISO14001, ISO50001, Thailand MICE Venue Standard (TMVS), ASEAN MICE Venue Standard (AMVS) เป็นต้น หรือมีนโยบายการพัฒนาอย่างยั่งยืนเป็นลายลักษณ์อักษร โดยสามารถพิจารณาจาก • MICE Sustainability Suppliers List • TMVS
5 เลือกสถานที่จัดงานที่ตั้งอยู่ใกล้ หรืออยู่ในระยะทางที่เดินเท้าไปได้ถึง ระบบขนส่งสาธารณะ เช่น BTS, MRT, Airport Link เป็นต้น
การตกแต่ง สถานที่และจัดเตรียมอุปกรณ์ 6 ควบคุมอุณหภูมิภายในห้องจัดงานให้ไม่ต่ำกว่า 25 องศาเซลเซียส
7 ลดการใช้อุปกรณ์ตกแต่งให้มีจำนวนเท่าที่จำเป็น
8 งดใช้ดอกไม้สดและวัสดุจากโฟม
9 เลือกใช้วัสดุแต่งที่สามารถนำกลับไปใช้ได้อีก
อาหาร และเครื่องดื่ม 10 ไม่ใช้ขวดน้ำพลาสติก โดย จัดให้มีบริการน้ำดื่มใส่ตู้กด และ/หรือ เหยือกหรือขวดแก้วใหญ่ หรือแจกขวดน้ำให้ผู้เข้าร่วมงานเพื่อนำมาเติมน้ำได้
11 งดใช้น้ำตาล ครีม ซอส นม แบบซองหรือในบรรจุภัณฑ์ย่อย โดยให้ใช้แบบเติมแทน เช่น ใส่โถ เหยือก หรือขวด
อาหาร และเครื่องดื่ม 12 งดใช้หลอด หากจำเป็นให้ใช้หลอดดูดน้ำที่ทำจากวัสดุทดแทนหรือวัสดุธรรมชาติ ที่สามารถย่อยสลายได้
13 จัดเตรียมอาหารสำหรับผู้ร่วมการประชุมในปริมาณที่เหมาะสม ไม่มากไป
14 เลือกอาหารและเครื่องดื่มประเภทออร์แกนิคในท้องถิ่นและไม่ใช้อาหารแช่แข็ง รายการอาหารควรจะสะท้อนผลผลิตตามฤดูกาลของท้องถิ่นนั้น
15 บริจาคอาหารเหลือที่ยังรับประทานได้ กับองค์กรที่ไม่แสวงหากำไร
  16 ใช้ระบบลงทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งผู้เข้าร่วมงานสามารถลงทะเบียนส่งแบบฟอร์มและรูปทางอีเมล์หรือผ่านบริการบนเว็บ (web service) และใช้ระบบลงทะเบียนแบบไร้กระดาษในวันงาน
17 งดการพิมพ์เอกสาร หากจำเป็นควรใช้กระดาษรีไซเคิลและหมึกธรรมชาติ เท่านั้น เช่น ใช้ QR Code, soy ink หรือ vegetable ink เป็นต้น
18 เลือกใช้บัตรประจำตัวผู้เข้าร่วมงาน (Participant Badge) ที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ และจัดพื้นที่ให้ผู้เข้าร่วมงานคืนบัตรและเอกสารอื่นๆ เพื่อนำกลับมาใช้ได้อีก
การจัดเตรียมอื่น ๆ ที่คำนึงถึงสิ่งแวดล้อม สังคม และเศรษฐกิจ 19 เลือกใช้ของที่ระลึกที่ผลิตโดยชุมชน หรือผลิตจากวัสดุที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม
20 แยกประเภทขยะที่เกิดจากการจัดงาน โดยแยกประเภท กระดาษ พลาสติก โลหะ ขยะเปียก
21 ส่งเสริมสถานที่ท่องเที่ยวและสิ่งอำนวยความสะดวกในท้องถิ่นให้ผู้เข้าประชุม ซึ่งจะเอื้อประโยชน์ต่อเศรษฐกิจท้องถิ่นและเป็นการให้ความรู้กับผู้เข้าประชุม
22 สนับสนุนให้ผู้ร่วมงานเดินทางร่วมกันโดยรถบัส/รถตู้ หรือระบบขนส่งมวลชนสาธารณะ เพื่อลดการใช้พลังงานและก๊าซเรือนกระจก
23 เปิดโอกาสให้ชุมชนมีส่วนร่วมในการจัดงาน เช่น การจ้างงานชุมชน จัดให้มีพื้นที่ประชาสัมพันธ์สินค้าชุมชน/NGOs เปิดโอกาสอาสาสมัครภาคการศึกษา เป็นต้น
การสื่อสารและประชาสัมพันธ์หลังงาน 24 จัดทำสรุปข้อปฏิบัติของการจัดงานอย่างยั่งยืนที่ได้ปฏิบัติในงานนั้น ๆ
25 ประชาสัมพันธ์ ข้อปฏิบัติ ความสำเร็จ และประโยชน์จากการจัดงานอย่างยั่งยืนให้ผู้ร่วมงาน บุคคลที่เกี่ยวข้อง และสาธารณะชน
For more information please kindly email to rgo@tceb.or.th