เพื่อให้การปฏิบัติงานของฝ่ายส่งเสริมการจัดประชุมนานาชาติเป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพและเป็นไปตามระเบียบคณะกรรมการส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ ว่าด้วยการสนับสนุนและส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ พ.ศ. 2555 จึงกำหนดหลักเกณฑ์การสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติไว้ ดังนี้

หน่วยงานของรัฐหรือเอกชนในประเทศหรือต่างประเทศที่มีสิทธิ์ขอรับการสนับสนุนตามระเบียบคณะกรรมการส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ ว่าด้วยการสนับสนุนและส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ พ.ศ. 2555

หมายเหตุ: การสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ (Bid Support) คือการดำเนินงานหรือการสนับสนุนก่อนการตัดสินใจเลือกประเทศไทยเป็นจุดหมายปลายทางในการจัดประชุม

• ต้องส่งเอกสารขอรับสนับสนุนที่ครบถ้วน ถึง สสปน. หรือส่งผ่านทางระบบออนไลน์ (Request for Support) ไม่น้อยกว่า 15 วันทำการก่อนการประมูลสิทธิ์
• มีระยะเวลาการจัดประชุมอย่างน้อย 1 วันเต็ม
• การประชุมต้องมีเนื้อหาสาระทางวิชาการที่ก่อให้เกิดการพัฒนาความรู้ ความสามารถแก่บุคลากรของประเทศไทย
• ประมาณการผู้เข้าร่วมประชุมเป็นชาวต่างชาติ ไม่ต่ำกว่า 50 คน

• จดหมายขอรับการสนับสนุนเป็นทางการจากหน่วยงานที่ต้องการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติหรือจากหน่วยงานที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบในการขอรับการสนับสนุนหรือดำเนินการประมูลสิทธิ์ ตามรูปแบบที่ สสปน. กำหนด
• หนังสือรับรองการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลของผู้ขอรับสนับสนุน
• แบบฟอร์มข้อมูลการประมูลสิทธิ์ ของ สสปน.

• จดหมายขอเบิกงบประมาณและแจ้งผลการประมูลสิทธิ์ ซึ่งจะต้องเป็นหน่วยงานเดียวกับผู้ขอรับสนับสนุนเท่านั้น
• หลักฐานยืนยันการดำเนินการประมูลสิทธิ์ เช่น ภาพถ่าย จดหมาย อีเมล
• หลักฐานยืนยันการประกาศผลการประมูลสิทธิ์ เช่น จดหมายหรืออีเมลแจ้งผลจากสมาคมเจ้าของงาน รายงานการประชุมที่ระบุผลการประมูลสิทธิ์ เวปไซด์หรือสื่อออนไลน์ที่ระบุประเทศที่ชนะการประมูลสิทธิ์
• การเบิกเงินสนับสนุนต้องกระทำภายใน 60 วัน หลังจากการประมูลสิทธิ์เสร็จสิ้น โดยผู้ขอรับการสนับสนุนจะต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขของการขอรับเงินสนับสนุนตามที่ระบุไว้ในหนังสือตอบรับการสนับสนุนของ สสปน. อย่างครบถ้วน
• การสนับสนุนในรูปแบบงบประมาณจะเบิกจ่ายให้แก่ผู้ขอรับการสนับสนุนเท่านั้น โดยผู้ขอรับการสนับสนุน เป็นผู้รับผิดชอบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) ถ้ามี

• สสปน. ขอสงวนสิทธิ์จำกัดการให้การสนับสนุนในแต่ละปีตามงบประมาณที่ได้รับการจัดสรร
• การให้การสนับสนุนขึ้นอยู่กับการพิจารณาตามเงื่อนไขและข้อกำหนดของ สสปน.
• สสปน. ขอสงวนสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขและข้อกำหนดโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
• การพิจารณาให้การสนับสนุนใดๆของ สสปน. ให้ถือเป็นที่สิ้นสุด
• การสนับสนุนใดที่ไม่เป็นไปตามเงื่อนไขการให้สนับสนุนข้างต้น ให้อยู่ในดุลยพินิจของผู้อำนวยการฝ่ายฯ นำเสนอต่อผู้อำนวยการ สสปน. เพื่อขออนุมัติเป็นรายกรณีไป

เพื่อให้การปฏิบัติงานของฝ่ายส่งเสริมการจัดประชุมนานาชาติเป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพและเป็นไปตามระเบียบคณะกรรมการส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ ว่าด้วยการสนับสนุนและส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ พ.ศ. 2555 จึงกำหนดหลักเกณฑ์การสนับสนุนพันธมิตรและหน่วยงานภาคีเพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติไว้ ดังนี้

หมายเหตุ: ชื่อแคมเปญ “การสนับสนุนพันธมิตรและหน่วยงานภาคีเพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ (Bid Partner Support)” อาจมีการเปลี่ยนแปลงเป็นชื่ออื่นๆที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายเพื่อการตลาดและประชาสัมพันธ์โดยไม่กระทบกับรายละเอียดในเอกสารแนบนี้
 

หน่วยงานของรัฐหรือเอกชนในประเทศไทยที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมการจัดประชุมนานาชาติตามนโยบายของ สสปน. และรัฐบาล และเป็นผู้มีสิทธิ์ขอรับการสนับสนุนตามระเบียบคณะกรรมการส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ ว่าด้วยการสนับสนุนและส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ พ.ศ. 2555

หมายเหตุ: การสนับสนุนพันธมิตรและหน่วยงานภาคีเพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ (Bid Partner Support)คือการดำเนินงานหรือการสนับสนุนก่อนการตัดสินใจเลือกประเทศไทยเป็นจุดหมายปลายทางในการจัดประชุม
 

• ต้องส่งเอกสารขอรับสนับสนุนที่ครบถ้วน ถึง สสปน. ไม่น้อยกว่า 30 วันก่อนดำเนินการประมูลสิทธิ์
• ต้องเป็นการประมูลสิทธิ์งานที่มีระยะเวลาการจัดประชุมอย่างน้อย 1 วันเต็ม
• ต้องเป็นการประมูลสิทธิ์งานประชุมที่มีเนื้อหาสาระทางวิชาการที่ก่อให้เกิดการพัฒนาความรู้ ความสามารถแก่บุคลากรของประเทศไทย
• ต้องเป็นการประมูลสิทธิ์งานที่ประมาณการว่าจะมีผู้เข้าร่วมประชุมต่างชาติ ไม่ต่ำกว่า 50 คน
• กรณีการประมูลสิทธิ์ที่กำหนดว่าจะต้องมีหน่วยงานเจ้าภาพฝ่ายประเทศไทย (Local Host) เป็นผู้ยื่นประมูลสิทธิ์ ผู้ขอรับสนับสนุนจะต้องติดต่อประสานงานและได้รับความยินยอมจากหน่วยงานเจ้าภาพฝ่ายประเทศไทย (Local Host) ว่ามีความพร้อมและยินดียื่นเสนอตัวประมูลสิทธิ์ก่อนที่จะขอรับสนับสนุนจาก สสปน.
• ต้องเป็นการประมูลสิทธิ์ที่ประเทศไทยหรือหน่วยงานเจ้าภาพฝ่ายประเทศไทย (Local Host) มีคุณสมบัติในฐานะผู้ยื่นประมูลสิทธิ์ครบถ้วนตามข้อกำหนดของงานประชุมนั้นๆ
• หากเป็นการประมูลสิทธิ์ที่มีการหมุนเวียนประเทศเจ้าภาพเป็นแบบแผน (Fixed Rotation) จะต้องดำเนินการประมูลสิทธิ์ในปีที่เปิดให้ประเทศไทยมีสิทธิ์ยื่นเสนอตัวเป็นเจ้าภาพได้เท่านั้น
• ผู้ขอรับสนับสนุนจะต้องส่งข้อมูลของหน่วยงานเจ้าภาพฝ่ายประเทศไทย (Local Host) ผู้ยื่นประมูลสิทธิ์ ให้แก่ สสปน. และช่วยประสานงานด้านเอกสารให้ Local Host ผู้ยื่นประมูลสิทธิ์ ดำเนินการขอรับสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ (Bid Support) มาที่สสปน. ไม่น้อยกว่า 15 วันทำการก่อนการประมูลสิทธิ์

• จดหมายเป็นทางการจากหน่วยงานที่ต้องการเป็นพันธมิตรและหน่วยงานภาคีของสสปน.เพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติประมูลสิทธิ์ ตามรูปแบบที่ สสปน. กำหนด
• หนังสือรับรองการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล
• ข้อมูลการประมูลสิทธิ์ ตามแบบฟอร์มที่ สสปน. กำหนด

• จดหมายขอเบิกงบประมาณ ซึ่งจะต้องเป็นหน่วยงานเดียวกับผู้ขอรับสนับสนุนเท่านั้น
• รายงานการดำเนินการประมูลสิทธิ์ ตามแบบฟอร์มที่ สสปน. กำหนด
• หลักฐานยืนยันการยื่นประมูลสิทธิ์ (Bid Submission) เช่น รายงานการประชุมกับหน่วยงานเจ้าภาพฝ่ายประเทศไทย หนังสือประมูลสิทธิ์ (Bid Proposal) แบบนำเสนอ (Presentation) ภาพถ่าย จดหมาย อีเมล
• หลักฐานยืนยันการประชาสัมพันธ์สสปน. ในฐานะผู้สนับสนุนร่วมในการดำเนินการประมูลสิทธิ์
• การขอรับเงินสนับสนุนต้องกระทำภายใน 60 วัน หลังจากการยื่นประมูลสิทธิ์เสร็จสิ้น โดยผู้ขอรับการสนับสนุนจะต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขของการขอรับเงินสนับสนุนตามที่ระบุไว้ในหนังสือตอบรับการสนับสนุนของ สสปน. อย่างครบถ้วน
• การสนับสนุนในรูปแบบงบประมาณจะเบิกจ่ายให้แก่ผู้ขอรับการสนับสนุนเท่านั้น โดยผู้ขอรับการสนับสนุน เป็นผู้รับผิดชอบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) ถ้ามี

• สสปน. ขอสงวนสิทธิ์จำกัดการให้การสนับสนุนในแต่ละปีตามงบประมาณที่ได้รับการจัดสรร
• การให้การสนับสนุนขึ้นอยู่กับการพิจารณาตามเงื่อนไขและข้อกำหนดของ สสปน.
• สสปน. ขอสงวนสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขและข้อกำหนดโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
• การพิจารณาให้การสนับสนุนใดๆของ สสปน. ให้ถือเป็นที่สิ้นสุด
• การสนับสนุนใดที่ไม่เป็นไปตามเงื่อนไขการให้สนับสนุนข้างต้น ให้อยู่ในดุลยพินิจของผู้อำนวยการฝ่ายฯ นำเสนอต่อผู้อำนวยการ สสปน. เพื่อขออนุมัติเป็นรายกรณีไป.