Conventions
COLOURFUL LOCATIONS ADD FLAVOUR TO YOUR CONFERENCES

Thailand offers endless possibilities for ultimate experiences, with a brilliant blend of destination charm, inspiring attractions, outstanding activities, and superb culture. Its strategic location in South-East Asia earns Thailand a competitive edge of easy accessibility and provides a dynamic platform for professional connections throughout Asia. Organising international conventions in Thailand is even more achievable thanks to the welcoming hospitality and excellence of Thai professionals, their can-do attitude to solve myriad problems and experience of hosting global conventions.
Bidding Criteria
1.  หลักเกณฑ์การสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ (Bid Support)

เพื่อให้การปฏิบัติงานของฝ่ายส่งเสริมการจัดประชุมนานาชาติเป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพและเป็นไปตามระเบียบคณะกรรมการส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ ว่าด้วยการสนับสนุนและส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ พ.ศ. 2555 จึงกำหนดหลักเกณฑ์การสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติไว้ ดังนี้

ผู้มีสิทธิ์ดำเนินการหรือขอรับการสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ ได้แก่

หน่วยงานของรัฐหรือเอกชนในประเทศหรือต่างประเทศที่มีสิทธิ์ขอรับการสนับสนุนตามระเบียบคณะกรรมการส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ ว่าด้วยการสนับสนุนและส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ พ.ศ. 2555

หมายเหตุ: การสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ (Bid Support) คือการดำเนินงานหรือการสนับสนุนก่อนการตัดสินใจเลือกประเทศไทยเป็นจุดหมายปลายทางในการจัดประชุม

หลักเกณฑ์การพิจารณาสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ มีดังนี้

 

  • ต้องส่งเอกสารขอรับสนับสนุนที่ครบถ้วน ถึง สสปน. หรือส่งผ่านทางระบบออนไลน์ (Request for Support) ไม่น้อยกว่า 15 วันทำการก่อนการประมูลสิทธิ์
  • มีระยะเวลาการจัดประชุมอย่างน้อย 1 วันเต็ม
  • การประชุมต้องมีเนื้อหาสาระทางวิชาการที่ก่อให้เกิดการพัฒนาความรู้ ความสามารถแก่บุคลากรของประเทศไทย
  • ประมาณการผู้เข้าร่วมประชุมเป็นชาวต่างชาติ ไม่ต่ำกว่า 50 คน
หลักเกณฑ์การพิจารณาสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ มีดังนี้
จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมชาวต่างชาติ งบประมาณสนับสนุน งบประมาณดำเนินการ งานที่ชนะการประมูลสิทธิ์ การเบิกจ่ายงบประมาณ
50 – 1,000 คน ไม่เกิน 150,000 บาท การเตรียมเอกสาร แบบนำเสนอ วีดิทัศน์ สื่อสิ่งพิมพ์ ของที่ระลึกเพื่อการประชาสัมพันธ์ ตลอดจนการจัดหาและเตรียมการด้านอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับการยื่นประมูลสิทธิ์ภายในวงเงินไม่เกิน 200,000 บาท 100,000 บาท หลังการประมูลสิทธิ์เสร็จสิ้น และนำส่งหลักฐานครบถ้วนตามที่ สสปน. กำหนด
ตั้งแต่ 1,000 คน ขึ้นไป 200,000 บาท 

 

เอกสารประกอบการขอรับการสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ
  • จดหมายขอรับการสนับสนุนเป็นทางการจากหน่วยงานที่ต้องการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติหรือจากหน่วยงานที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบในการขอรับการสนับสนุนหรือดำเนินการประมูลสิทธิ์ ตามรูปแบบที่ สสปน. กำหนด
  • หนังสือรับรองการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลของผู้ขอรับสนับสนุน
  • แบบฟอร์มข้อมูลการประมูลสิทธิ์ ของ สสปน.

 

เอกสารประกอบการเบิกงบประมาณสนับสนุน
  • จดหมายขอเบิกงบประมาณและแจ้งผลการประมูลสิทธิ์ ซึ่งจะต้องเป็นหน่วยงานเดียวกับผู้ขอรับสนับสนุนเท่านั้น
  • หลักฐานยืนยันการดำเนินการประมูลสิทธิ์ เช่น ภาพถ่าย จดหมาย อีเมล
  • หลักฐานยืนยันการประกาศผลการประมูลสิทธิ์ เช่น จดหมายหรืออีเมลแจ้งผลจากสมาคมเจ้าของงาน รายงานการประชุมที่ระบุผลการประมูลสิทธิ์ เวปไซด์หรือสื่อออนไลน์ที่ระบุประเทศที่ชนะการประมูลสิทธิ์
  • การเบิกเงินสนับสนุนต้องกระทำภายใน 60 วัน หลังจากการประมูลสิทธิ์เสร็จสิ้น โดยผู้ขอรับการสนับสนุนจะต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขของการขอรับเงินสนับสนุนตามที่ระบุไว้ในหนังสือตอบรับการสนับสนุนของ สสปน. อย่างครบถ้วน
  • การสนับสนุนในรูปแบบงบประมาณจะเบิกจ่ายให้แก่ผู้ขอรับการสนับสนุนเท่านั้น โดยผู้ขอรับการสนับสนุน เป็นผู้รับผิดชอบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) ถ้ามี

เงื่อนไขและข้อกำหนดในการให้การสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ
  • สสปน. ขอสงวนสิทธิ์จำกัดการให้การสนับสนุนในแต่ละปีตามงบประมาณที่ได้รับการจัดสรร
  • การให้การสนับสนุนขึ้นอยู่กับการพิจารณาตามเงื่อนไขและข้อกำหนดของ สสปน.
  • สสปน. ขอสงวนสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขและข้อกำหนดโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
  • การพิจารณาให้การสนับสนุนใดๆของ สสปน. ให้ถือเป็นที่สิ้นสุด
  • การสนับสนุนใดที่ไม่เป็นไปตามเงื่อนไขการให้สนับสนุนข้างต้น ให้อยู่ในดุลยพินิจของผู้อำนวยการฝ่ายฯ นำเสนอต่อผู้อำนวยการ สสปน. เพื่อขออนุมัติเป็นรายกรณีไป
2.  หลักเกณฑ์การสนับสนุนพันธมิตรและหน่วยงานภาคีเพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ (Bid Partner Support)

เพื่อให้การปฏิบัติงานของฝ่ายส่งเสริมการจัดประชุมนานาชาติเป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพและเป็นไปตามระเบียบคณะกรรมการส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ ว่าด้วยการสนับสนุนและส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ พ.ศ. 2555 จึงกำหนดหลักเกณฑ์การสนับสนุนพันธมิตรและหน่วยงานภาคีเพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติไว้ ดังนี้

หมายเหตุ: ชื่อแคมเปญ “การสนับสนุนพันธมิตรและหน่วยงานภาคีเพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ (Bid Partner Support)” อาจมีการเปลี่ยนแปลงเป็นชื่ออื่นๆที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายเพื่อการตลาดและประชาสัมพันธ์โดยไม่กระทบกับรายละเอียดในเอกสารแนบนี้
 

ผู้มีสิทธิ์ดำเนินการหรือขอรับการสนับสนุนพันธมิตรและหน่วยงานภาคีเพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ ได้แก่

หน่วยงานของรัฐหรือเอกชนในประเทศไทยที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมการจัดประชุมนานาชาติตามนโยบายของ สสปน. และรัฐบาล และเป็นผู้มีสิทธิ์ขอรับการสนับสนุนตามระเบียบคณะกรรมการส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ ว่าด้วยการสนับสนุนและส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ พ.ศ. 2555

หมายเหตุ: การสนับสนุนพันธมิตรและหน่วยงานภาคีเพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ (Bid Partner Support)คือการดำเนินงานหรือการสนับสนุนก่อนการตัดสินใจเลือกประเทศไทยเป็นจุดหมายปลายทางในการจัดประชุม
 

ผู้มีสิทธิ์ดำเนินการหรือขอรับการสนับสนุนพันธมิตรและหน่วยงานภาคีเพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ ได้แก่
  • ต้องส่งเอกสารขอรับสนับสนุนที่ครบถ้วน ถึง สสปน. ไม่น้อยกว่า 30 วันก่อนดำเนินการประมูลสิทธิ์
  • ต้องเป็นการประมูลสิทธิ์งานที่มีระยะเวลาการจัดประชุมอย่างน้อย 1 วันเต็ม
  • ต้องเป็นการประมูลสิทธิ์งานประชุมที่มีเนื้อหาสาระทางวิชาการที่ก่อให้เกิดการพัฒนาความรู้ ความสามารถแก่บุคลากรของประเทศไทย
  • ต้องเป็นการประมูลสิทธิ์งานที่ประมาณการว่าจะมีผู้เข้าร่วมประชุมต่างชาติ ไม่ต่ำกว่า 50 คน
  • กรณีการประมูลสิทธิ์ที่กำหนดว่าจะต้องมีหน่วยงานเจ้าภาพฝ่ายประเทศไทย (Local Host) เป็นผู้ยื่นประมูลสิทธิ์ ผู้ขอรับสนับสนุนจะต้องติดต่อประสานงานและได้รับความยินยอมจากหน่วยงานเจ้าภาพฝ่ายประเทศไทย (Local Host) ว่ามีความพร้อมและยินดียื่นเสนอตัวประมูลสิทธิ์ก่อนที่จะขอรับสนับสนุนจาก สสปน.
  • ต้องเป็นการประมูลสิทธิ์ที่ประเทศไทยหรือหน่วยงานเจ้าภาพฝ่ายประเทศไทย (Local Host) มีคุณสมบัติในฐานะผู้ยื่นประมูลสิทธิ์ครบถ้วนตามข้อกำหนดของงานประชุมนั้นๆ
  • หากเป็นการประมูลสิทธิ์ที่มีการหมุนเวียนประเทศเจ้าภาพเป็นแบบแผน (Fixed Rotation) จะต้องดำเนินการประมูลสิทธิ์ในปีที่เปิดให้ประเทศไทยมีสิทธิ์ยื่นเสนอตัวเป็นเจ้าภาพได้เท่านั้น
  • ผู้ขอรับสนับสนุนจะต้องส่งข้อมูลของหน่วยงานเจ้าภาพฝ่ายประเทศไทย (Local Host) ผู้ยื่นประมูลสิทธิ์ ให้แก่ สสปน. และช่วยประสานงานด้านเอกสารให้ Local Host ผู้ยื่นประมูลสิทธิ์ ดำเนินการขอรับสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ (Bid Support) มาที่สสปน. ไม่น้อยกว่า 15 วันทำการก่อนการประมูลสิทธิ์

การพิจารณาให้การสนับสนุนพันธมิตรและหน่วยงานภาคีเพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ
จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมชาวต่างชาติ งบประมาณสนับสนุน การเบิกจ่ายงบประมาณ
50 – 500 คน ไม่เกิน 120,000 บาท เมื่อดำเนินการยื่นประมูลสิทธิ์เสร็จสิ้น และนำส่งหลักฐานครบถ้วนตามที่ สสปน. กำหนด
ตั้งแต่ 500 คน ขึ้นไป ไม่เกิน 200,000 บาท

เอกสารประกอบการขอรับการสนับสนุนการเป็นพันธมิตรและหน่วยงานภาคีของสสปน.เพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ
  • จดหมายเป็นทางการจากหน่วยงานที่ต้องการเป็นพันธมิตรและหน่วยงานภาคีของสสปน.เพื่อดำเนินการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติประมูลสิทธิ์ ตามรูปแบบที่ สสปน. กำหนด
  • หนังสือรับรองการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล
  • ข้อมูลการประมูลสิทธิ์ ตามแบบฟอร์มที่ สสปน. กำหนด

เอกสารประกอบการเบิกงบประมาณสนับสนุน
  • จดหมายขอเบิกงบประมาณ ซึ่งจะต้องเป็นหน่วยงานเดียวกับผู้ขอรับสนับสนุนเท่านั้น
  • รายงานการดำเนินการประมูลสิทธิ์ ตามแบบฟอร์มที่ สสปน. กำหนด
  • หลักฐานยืนยันการยื่นประมูลสิทธิ์ (Bid Submission) เช่น รายงานการประชุมกับหน่วยงานเจ้าภาพฝ่ายประเทศไทย หนังสือประมูลสิทธิ์ (Bid Proposal) แบบนำเสนอ (Presentation) ภาพถ่าย จดหมาย อีเมล
  • หลักฐานยืนยันการประชาสัมพันธ์สสปน. ในฐานะผู้สนับสนุนร่วมในการดำเนินการประมูลสิทธิ์
  • การขอรับเงินสนับสนุนต้องกระทำภายใน 60 วัน หลังจากการยื่นประมูลสิทธิ์เสร็จสิ้น โดยผู้ขอรับการสนับสนุนจะต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขของการขอรับเงินสนับสนุนตามที่ระบุไว้ในหนังสือตอบรับการสนับสนุนของ สสปน. อย่างครบถ้วน
  • การสนับสนุนในรูปแบบงบประมาณจะเบิกจ่ายให้แก่ผู้ขอรับการสนับสนุนเท่านั้น โดยผู้ขอรับการสนับสนุน เป็นผู้รับผิดชอบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) ถ้ามี
เงื่อนไขและข้อกำหนดในการให้การสนับสนุนการประมูลสิทธิ์งานประชุมนานาชาติ
  • สสปน. ขอสงวนสิทธิ์จำกัดการให้การสนับสนุนในแต่ละปีตามงบประมาณที่ได้รับการจัดสรร
  • การให้การสนับสนุนขึ้นอยู่กับการพิจารณาตามเงื่อนไขและข้อกำหนดของ สสปน.
  • สสปน. ขอสงวนสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขและข้อกำหนดโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
  • การพิจารณาให้การสนับสนุนใดๆของ สสปน. ให้ถือเป็นที่สิ้นสุด
  • การสนับสนุนใดที่ไม่เป็นไปตามเงื่อนไขการให้สนับสนุนข้างต้น ให้อยู่ในดุลยพินิจของผู้อำนวยการฝ่ายฯ นำเสนอต่อผู้อำนวยการ สสปน. เพื่อขออนุมัติเป็นรายกรณีไป
Supporting for International Conventions
Event period: From now on to 30 September 2022

Event Support
1.  Supporting for Key Industries Conventions
      
Criteria:
  • Knowledge-based conventions that create a positive economic, social, and environmental impact 
  • Convention organized by juristic person, e.g. associations, universities, government organizations, private organizations, institutes, foundations, etc.
  • Minimum 1 full-day convention being held in physical, hybrid or virtual format 
  • Minimum 50 international delegates (both onsite and/or online) 
  • Must submit application form to TCEB via  https://rfs.businesseventsthailand.com/criteria/conventions.aspx no less than 15 working days prior to the event 
  • Utilize physical venue in Thailand or utilize Thai service providers (registered in Thailand)

Supporting for Key Industries Conventions
No. of international delegates Financial Support Service Economic Impact PLUS++ Social Impact PLUS++ Environmental Impact PLUS++ Online Platform Thai Professional Conference Organizer (PCO)
50 - 200 pax 500 Baht per international participant One-stop service on organizing event, immigration fast track service, visa assistance, custom clearance, liaison, etc. 50,000 Baht when implementing 2 out of 6 economic impact index 50,000 Baht when implementing 2 out of 6 social impact index 50,000 Baht when implementing 7 out of 25 environmental impact index Up to 200,000 Baht (100,000 Baht per day) When using Thai service company for online platform
(reimbursement of actual expense)
Up to 200,000 Baht (100,000 Baht per day) When using Thai Professional Conference Organizer (PCO)(reimbursement of actual expense)
200 pax up 600 Baht per international participant
Remark:

*International participant who participate in the conference both onsite and online. 

*Registration fee must be collected from online delegates, otherwise TCEB reserves the right to determine the amount of financial support by considering the event’s past records.   

*Financial support will be disbursed after the event is concluded 

*Terms and conditions apply    



2.  Supporting for New Conventions
     
Criteria:
  • Knowledge-based conventions that create a positive economic, social, and environmental impact 
  • Must be new convention that is organized for the first time in Thailand
  • Convention organized by juristic person, e.g. associations, universities, government organizations, private organizations, institutes, foundations, etc.
  • Minimum 1 full-day convention being held in physical, hybrid or virtual format
  • Minimum 50 international delegates (both onsite and/or online) 
  • Must submit application form to TCEB via  https://rfs.businesseventsthailand.com/criteria/conventions.aspx no less than 15 working days prior to the event
  • Utilize physical venue in Thailand or utilize Thai service providers (registered in Thailand) 

Supporting for New Conventions that meet the criteria
No. of international delegates  Support Service Economic Impact PLUS++ Social Impact PLUS++ Environmental Impact PLUS++ Online platform Professional Conference Organizer (PCO) in Thailand
50 pax or more 100,000 Baht For Marketing Activities One-stop service on organizing event, immigration fast track service, visa assistance, custom clearance, liaison, etc. 50,000 Baht when implementing 2 out of 6 economic impact index 50,000 Baht when implementing 2 out of 6 social impact index 50,000 Baht when implementing 7 out of 25 environmental impact index Up to 200,000 Baht
(100,000 Baht per day)
When using Thai service company for online platform
(reimbursement of actual expense)
Up to 200,000 Baht(100,000 Baht per day) When using Thai Professional Conference Organizer (PCO)(reimbursement of actual expense)
Remark:

*International participant who participate in the conference both onsite and online. 

*Financial support will be disbursed after the event is concluded 

*Terms and conditions apply    

 


Document for Support Application
  • TCEB Application Letter
  • A copy of company registration and tax identification card or certificate of tax registration
  • Details of the event
  • Event Program
  • Event Legacy Implementation plan (if any)

Document for Disbursement
  • Request for disbursement letter  
  • Post-event report
  • Event photos
  • List of all participants including local and international delegates (with the name and country of origin)
  • Evidence of TCEB logo display as an event supporter at the event and/or in other event promotional /marketing items  
  • Report and evidence of event legacy implementation in pertaining to economic, social, and environmental impact index    
  • Copy of official receipt for using online platform with Thai service company, Thai service company registration issued by Ministry of Commerce of Thailand, copy of quotation or services agreement (reimbursement of actual expense and not exceeding 100,000 THB per day)
  • Copy of official receipt for using Thai PCO, PCO company registration issued by Ministry of Commerce of Thailand, copy of quotation or agreement of PCO service (reimbursement of actual expense and not exceeding 100,000 THB per day)

Attachment 
Economic impact index
Topics for implementation Example document for disbursement
1. Local Service Use venue and hotel in Thailand and utilize service providers who are registered in Thailand, e.g. event organizer, exhibition organizer, AV, IT, transportation, F&B service. Copy of receipt
2.Thai Culture Experience  Buy local Thai souvenir, hire Thai cultural performance, include Thai wisdom showcase at the event  Photos, VDO clip
3. Event PR and Marketing Activities  Promote the event through PR, advertisement, or marketing and promotional activities, etc.    Press release, PR and Advertisement pieces, photos of activities  
4. Academic/Educational Activities   Arrange an academic excursion, educational trip, technical tour, or workshop, etc.    Full program of activities, photos
5. Business/industry related activities Include Thai exhibitors in the exhibition, promote Thai businesses in business matching/trading activities, or form local business/industry partnership, etc.  MOU between Thai association and International association, photo of Thai exhibitor at the event  
6. Tourism  Arrange a pre/post event tour, spouse program, etc.   Post conference itinerary, photos  
 

Social impact index ​
Topics for implementation Example document for disbursement 
1. CSR activity/ Outreach Project/Local Donatio Arrange CSR activities, outreach projects, local donation, or other forms of contributions for Thailand  ​- 5-6 photos about arrangement the activities (part of conference)
2. Scholarship/ Discounted Registration Fee for Locals   Provide complementary registration, discounted rate, scholarship, grants, funds   for Thai delegates  ​- Announcement on conference’s website or conference’s document
3. Academic/ Research Collaboration   Form academic, research, educational collaborations between Thai and international counterparts    - Press release, PR and Advertisement pieces, photos of activities OR
- MoU or Agreement with Thai and international counterparts
4. Local Business and Industry Development  Arrange/organize activities that support, develop, and enhance Thai business and local industry    ​- 5-6 photos about arrangement the activities (part of conference)
5. Local Community/ Welfare Development  Arrange/organize activities that support and promote local community as well as welfare development for the benefit and well-being of Thai Citizen  ​- 5-6 photos about arrangement the activities (part of conference)
6. New initiative/ Innovation /Establishment of the Event   Develop new initiatives, innovations, new establishment, special features of the event that create long term legacy e.g. introduction of new treatment at the event, establishment of research center after the event, etc.   - 5-6 photos about arrangement the activities (part of conference)
- Project plan, academic report /research paper (if any)
 

Environmental impact index
Topics for implementation Example document for disbursement
Communications and public relations prior to the events
1. Publicise the events via digital media and online platforms, such as website and online pre-registration system - Announcement on conference’s website 
2. Open for online registration in advance  - Announcement on conference’s website 
3. Promote sustainable events to allow participants and partners to prepare and participate  - Announcement on conference’s website 
Event venues
4. Choose venues that are certified for sustainable development standards for Environmental and Energy management or related standards such as ISO20121, ISO14001, ISO50001, Thailand MICE Venue Standard (TMVS), ASEAN MICE Venue Standard (AMVS) or have a written Sustainable Policy vs in comparison to the below.   
5. Choose venues within walking distance and easy reach to public transportations such as BTS, MRT, Airport Link   
Venue decorations and equipment ​
6. Management and control of room temperature inside the event space to not go lower than 25 degrees celsius  - 2-3 photos  
7. Reduce the use of once-off decorative equipment to the extent necessary  - 2-3 photos  
8. Do not use fresh flowers and foam materials  - 2-3 photos  
9. Choose materials that can be re-used / re-purposed  - 2-3 photos  
Food and beverages ​ ​
10. Serve drinking water in the water flask and / or jug or large glass bottles. Or provide a reusable tumbler to participants to refill drinking water instead of using single-use plastic water bottles  - 2-3 photos  
11. Provide refill sugar, cream, milk in jar or bottle instead of serving in sachet  - 2-3 photos  
12. Do not use plastic straws. If necessary, use straws made from environmentally friendly materials or bio-degradable material  - 2-3 photos  
13. Prepare sufficient amount of food for the attendees, do not waste  - 2-3 photos  
14. Serve local sustainable, organic foods and beverages, instead of frozen foods. Food items should reflect the local seasonal produce  - 2-3 photos  
15. Donate leftover food to non-profit organizations  - 2-3 photos 
- Please specify the name of non-profit organizations 
 - Certificate from venue 
Registration System ​ ​
16. Use of electronic registration system which attendees can register online, submit forms and images via email or through web services and use paperless registration systems on the day   - 2-3 photos about using electronic registration system  
17. Do not print documents. If necessary, use only recycled paper and natural ink, such as using QR Code, soy ink or vegetable ink   - 2-3 photos about using electronic registration system 
18. Use a Participant Badge that can be reused and pre-arrange space for participants to return cards and other documents to be used again  - 2-3 photos that show the area for return cards
Other arrangements which concern the environment, society and economy 
19. Choose to use souvenirs produced by the community or made from environment friendly materials  - 5-6 photos that show the conference’s logo on souvenirs 
20. Sort the waste generated from the event by paper, plastic, metal, wet waste  - 5-6 photos about sort the waste generated from the event  
21. Promote local attractions and facilities to attendees which will benefit the local economy and provide knowledge to attendees 

- 2-3 photos about arrangement the activities (part of conference) 

- News or report  

22. Encourage participants to travel together by bus / van or public transportation systems in order to reduce energy consumption and carbon footprint  - 2-3 photos delegates travel together by bus
23. Provide opportunities for communities to participate in organising events such as community employment and provide a public relations area for community products / NGOs Opportunities for volunteers in the education sector, etc.  - 2-3 photos about arrangement the activities (part of conference) 
Communications and Public Relations post the events 
24. Make a summary of the practices of sustainable work that have been performed in the working area  - Event sustainable report  
25. Promote best practices, successes and benefits from organising sustainable events to associates, related persons and public  - News, announcement on conference’s website or report 
For more information please kindly email to c@tceb.or.th